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Découvrez les astuces qui faciliterons l'importation des données d'Equisoft/connect.
Importer des données d'un CRM à un autre c'est un peu comme déménager dans une nouvelle maison. La clé du succès c'est d'être bien préparé.
Nous avons identifié quelques éléments à vérifier dans votre environnement d'Equisoft/connect avant de leur demander l'extraction de vos données.
Liste de vérification
- Identifier les contacts à importer ou à exclure
- Identifier champs de segmentation à importer
- Identifier les activités non liées à des contacts
- Gestion des activités "à faire" antérieur à aujourd'hui
- Identifier les documents non liés à des contacts
- Assurez-vous d'être désigné comme utilisateur de tous les documents de vos contacts
- Extraire vos ABF
Identifier les contacts à importer ou à exclure
Notre outil importe tous les contacts qui seront inclus dans l'archive qu'Equisoft va vous remettre.
Il est donc important de vous assurer que vous êtes désigné comme utilisateur sur tous les contacts que vous souhaitez importer dans votre environnement Laylah.
Chaque utilisateur à transférer doit faire la même vérification.
Identifier les contacts de chaque utilisateur à transférer
- À partir du module Contact, cliquer sur Afficher les options situées à droite de la zone de recherche.
- Sélectionner l'utilisateur pour lequel vous vérifier les données dans la liste du champ Utilisateur.
Les contacts sont ceux sur lesquels cet utilisateur est désigné comme Utilisateur dans la fiche contact.
En filtrant uniquement vos contacts, s'il manque des contacts c'est peut-être parce qu'ils sont assignés à un autre utilisateur.
Identifier les contacts que vous ne voulez pas importer
Vous pouvez exclure certains contacts de l'importation sans les supprimer. Il suffit de leur assigner la classe Exclure.
Cette classe n'est habituellement pas présente dans votre base de données Equisoft alors il sera nécessaire de l'ajouter.
Suivez les étapes décrites dans l'article Modifier un menu déroulant (Equisoft) pour ajouter la classe Exclure. Si vous ne voyez pas cette option, demandez à un administrateur de votre base de données Equisoft de le faire.
Identifier champs de segmentation à importer
Chez Equisoft/connect, plusieurs champs servent à segmenter les clients. Nous importons les données des champs de segmentation suivants:
- Classe
- Groupe d'envoi
- Dom. Act.
- Hobby
- Source
- Segment 1 à 6
Toutes les valeurs de ces champs seront migrées dans le champ Libellé de la fiche contact.
Du côté d'Equisoft/connect, chacun de ces champs comporte plusieurs options dans leur menu déroulant et il est possible que vous n'utilisiez plus certaines valeurs.
Supprimer les valeurs que vous n'utiliserez plus.
Suivez les étapes décrites dans l'article Modifier un menu déroulant (Equisoft) pour supprimer les valeurs que vous n'utilisez plus.
De cette manière, vous n'aurez pas de ménage à faire dans les fiches contact Laylah.
Identifier les activités non liées à des contacts
Nous importons toutes les activités et tâches qu'elles soient à faire ou réalisées.
Cependant, les tâches et activités doivent être liées à une fiche contact pour être importées.
Vous pouvez utiliser la vue Liste Agenda ou Aujourd'hui afin de vous assurer que toutes vos activités sont liées à un contact.
Gestion des activités "à faire" antérieur à aujourd'hui
Dans Equisoft/connect, une activité peut avoir eu lieu antérieurement, mais être toujours considérée comme une activité à faire si elle n'a pas été transférée en activité réalisée.
Puisque nous importons toutes les activités en tâches, il est important que vos activités antérieures pour lesquels il n'y a plus d'action à entreprendre soient transférées en activité réalisées.
Voici comment faire.
- À partir du module Agenda, cliquer sur l'option Liste agenda dans le menu vertical à gauche.
- Sélectionner les filtres suivants:
- Période -> En retard
- Utilisateur -> Vous-même
- État -> À faire
- Sélectionner les activités qui doivent être transférées en réalisées.
- Cliquer sur le bouton du menu des options représenté par un chevron pointant vers le bas
et cliquer sur Modifier massivement. - Sélectionner l'option Transfert massif en activité réalisée dans le menu déroulant.
Identifier les documents non liés à des contacts
Il est important que vos documents soient associés à un contact, car autrement vous ne pourrez pas les consulter.
Voici comment faire dans Equisoft/connect.
- Sélectionner le module Document à partir du menu principal.
- Cliquer sur le bouton cliquer ici pour voir toutes les données si aucune donnée n'apparait dans la liste.
- Filtrer les documents par utilisateur ou supprimer tous les filtres au besoin.
- Cliquer sur la colonne Contact dans la liste deux fois pour afficher les contacts dans l'ordre alphabétique. Les documents n'ayant pas de contact apparaîtront en premier.
- Désigner un contact pour tous les documents qui n'ont pas de contact associé.
Assurez-vous d'être désigné comme utilisateur de tous les documents de vos contacts
Avant de demander l'extraction de vos documents à Equisoft, il est nécessaire que vous soyez désigné comme utilisateur de tous les documents de vos contacts.
Si ce n'est pas le cas, les documents sur lesquels vous n'êtes pas désigné comme utilisateur pourraient ne pas vous être envoyés dans l'extraction.
Voici comment faire pour éviter ça:
- Sélectionner tous vos contacts dans la liste des contacts.
- Cliquer sur le bouton du menu des options représenté par un chevron pointant vers le bas et cliquer sur Modifier massivement.
- Sélectionner l'option Propager les utilisateurs et cliquer sur OK.
Vous serez ainsi désigné comme utilisateur de tous les documents des contacts que vous aurez sélectionné.
Extraire vos ABF
Si vous avez fait des ABF avec Equisoft/plan, assurez-vous d'avoir conservé une copie du rapport d'ABF dans les documents du client.
C'est la seule manière d'obtenir une copie de ces ABF.